En pratique, cependant, le notaire est l’interlocuteur quasi incontournable de l’après-décès. Dès lors que la succession est un peu compliquée, et même en l’absence de bien immobiliers, il est toujours souhaitable de faire appel à un spécialiste du droit des successions. Les banques peuvent d’ailleurs exiger un acte notarié pour débloquer les comptes du défunt.

La recherche des héritiers et la constitution de l’héritage

Le notaire va déterminer qui sont les héritiers en s’aidant notamment du livret de famille du défunt. Il peut faire appel à un généalogiste, mais uniquement s’il a fait lui-même les recherches nécessaires à l’identification et à la localisation des héritiers et que ces recherches n’ont rien donné. Bien entendu, il doit rechercher si le défunt avait pris des dispositions particulières pour organiser sa succession et déroger ainsi aux règles légales de transmission de l’héritage : testament, donation entre époux ou avantages matrimoniaux. Pour savoir si le défunt avait rédigé un testament ou une donation entre époux, il consulte un fichier spécial, créé par les notaires, le Fichier central des dispositions de dernières volontés. Il vérifie également s’il existe un contrat de mariage.

Parallèlement, le notaire  recense l'actif successoral et le passif, principalement grâce aux renseignements qui lui seront fournis par les héritiers. Le plus souvent, c'est lui qui va évaluer les biens immobiliers. Ensuite, il détermine les droits de chaque héritier dans la succession en tenant compte, notamment, des donations que chacun a déjà reçues du défunt et des avantages qui ont pu lui être consentis (donations aux héritiers, donation entre époux, avantages matrimoniaux, legs,...). Ces droits seront chiffrés dans un aperçu liquidatif au vu duquel, après conseil du notaire, les héritiers seront à même d'accepter ou non la succession. Eventuellement, les héritiers le chargeront ensuite d'établir un acte de partage.

Les démarches nécessaires

Très souvent, les héritiers se déchargent entièrement sur le notaire du soin de régler la succession. Dans ce cas, il prendra contact avec toutes les personnes ou organismes qui doivent être informés du décès : établissements bancaires (où il pourra faire débloquer les comptes) ou organismes sociaux (caisse d'assurance maladie, d'assurance vieillesse, d'allocations familiales...).

Le notaire peut aussi se charger de certain nombre de démarches pour le compte des héritiers: encaisser des loyers, régler le passif, les charges de copropriété, facture de l'EDF, de gaz, d’eau, frais d'obsèques...), établir la déclaration de revenus du défunt, entrer en contact avec les assureurs (et plus spécialement ceux sur la vie), prévenir le syndic (c'est le défunt était copropriétaire), entrer en relation avec les banques et organismes de crédit pour les prêts en cours (qui sont, en général, garantis par une assurance décès invalidité).

Les frais peuvent varier d'une succession à l'autre

Le montant des frais de succession dépend de plusieurs facteurs, qui varient d'une succession à une autre. Pour la plupart des actes nécessaires, les honoraires du notaire sont proportionnels et ils sont calculés selon un tarif dégressif. En principe, plus le patrimoine du défunt est important, plus les émoluments seront élevés. En outre, selon la composition de la succession, les actes effectués par le notaire seront plus ou moins nombreux. Ainsi, si le défunt laisse des biens immobiliers, une attestation de propriété devra être établie, alors que si l'actif est uniquement composé de " meubles ", au sens juridique du terme (parts de sociétés, valeurs mobilières, comptes bancaires ou sur livrets, CCP, mobilier du défunt), les formalités, et donc les frais, sont normalement plus réduits. De même, les procédures sont plus ou moins abondantes ou complexes selon que les divers éléments de l'actif successoral sont plus ou moins dispersés (plusieurs immeubles situés dans des départements différents, biens se trouvant à l'étranger, etc.).

Le fait qu'une succession soit complexe ne dépend pas toujours de son importance. Des petites successions seront délicates à régler, alors que d'autres plus importantes, ne vont pas poser de problèmes particuliers. Les facteurs de complication peuvent être divers. Lorsque certains héritiers sont mineurs, majeurs " protégés ", par exemple, des formalités particulières peuvent être nécessaires : établissement d'un inventaire, requêtes au juge des tutelles, homologation du partage par le Tribunal. Si certains héritiers sont introuvables, il faudra recourir aux services d'un généalogiste. La succession peut aussi être plus complexe lorsque des biens sont situés à l'étranger ou encore lorsque des héritiers ne résident pas en France...

L’attitude des héritiers a parfois une influence sur les frais. S'il s'entendent bien, si le partage de l’actif est aisé et ne pose pas de problème (par exemple, lorsqu'il n'y a dans la succession que des sommes d'argent et du mobilier) , il est souvent inutile de dresser un acte de partage notarié, les parties restant alors dans l'indivision, ou procédant à un partage sous seing privé ou même verbal.

En revanche, si les héritiers ne s'entendent pas sur l'évaluation des biens, sur la formation des lots et le partage, des formalités particulières seront nécessaires. Elles entraîneront des frais supplémentaires : expertises, vente aux enchères, partages judiciaires, etc.

Plusieurs actes notariés sont nécessaires.

Le notaire doit établir divers actes afin que les héritiers puissent officiellement devenir propriétaires des biens du défunt.

Le règlement d'une succession implique généralement l'établissement de plusieurs actes notariés. Normalement, lorsqu'il ouvre le dossier, le notaire réclame une provision aux héritiers pour faire face aux frais qu’il va devoir engager

L'acte de notoriété

L'acte de notoriété est dressé par le notaire sur la déclaration de deux personnes (en principe, des voisins des amis du défunt) qui déclarent dans l'acte qu’ils ont bien connu le défunt et atteste, par exemple, que Monsieur X est bien l’héritier de Monsieur Y (le défunt). Cet acte permettra ensuite aux personnes qui s'y trouvent énumérées de prouver leur qualité d'héritier ou de légataire, notamment vis-à-vis des banques.

L'acte d'option du conjoint survivant

Le conjoint du défunt doit indiquer au notaire qu'il bénéficie d'une donation entre époux. Le fichier des dispositions de dernières volontés révèlent d'ailleurs toute donation entre époux postérieure au 1er janvier 1975.

La donation entre époux prévoit généralement qu'en présence d’enfants, par exemple, le conjoint survivant pourra choisir entre diverses possibilités, selon ce qui lui convient le mieux (voir tableau). Le notaire qui règle la succession va ainsi faire signer au conjoint un acte dans laquelle celui-ci opte pour l'une des quotités disponibles en présence d'enfants. Il est d'usage d'y faire intervenir les enfants pour qu'ils aient connaissance de l'option choisie.

L'attestation de propriété

Lorsque la succession contient des biens immobiliers, leur transmission au profit des héritiers, ou des légataires, doit être constatée dans un acte notarié appelé attestation de propriété. Cet acte sera publié au bureau des hypothèques et constituera, ensuite, le titre de propriété des héritiers en ce qui concerne les biens immobiliers. Les héritiers ont six mois, à compter du décès, pour demander au notaire d'établir l'attestation de propriété (à défaut, leur responsabilité peut être engagée). Le notaire doit alors l’établir et la faire publier au bureau des hypothèques.

La reconnaissance de legs verbal

En l'absence de donation entre époux, lorsque le défunt laisse ses enfants et son conjoint, il existe une solution pour que ce dernier recueille plus que le quart en usufruit que          la loi lui accorde. Concrètement, les enfants, s'ils sont tous majeurs et capables, déclarent au notaire, que bien qu'il n'ait pas fait de donation entre époux ou de testament, le défunt avait toujours souhaité laisser à son conjoint la jouissance de tous ses biens. Le notaire établit alors un acte de reconnaissance de legs verbal entre usufruit au profit du conjoint survivant. Celui-ci aura donc l'usufruit de la totalité de la succession. Bien sûr, cela suppose des relations familiales harmonieuses car il faut l'accord de tous les enfants. C'est la seule exception à la règle qui exige qu'un testament soit rédigé par écrit. Fiscalement, ce legs peut être opposable à administration, s'il apparaît que c'était la volonté       du défunt,   et non un arrangement de famille organisé après le décès. La reconnaissance de legs verbal doit donc être utilisée exceptionnellement. Elle peut en effet être remise      en cause par le fisc, s'il apparaît que ce legs a pour seul but de diminuer les droits de succession.

Le certificat de mutation ( ou de propriété ou d'hérédité)

Le certificat de mutation est indispensable aux héritiers, aux légataires,  pour faire inscrire à leur nom des valeurs mobilières du défunt nominatives non côtées.

Quand la succession est simple et ne comporte pas de biens immobiliers, la banque (ou tout autre organisme) se contente parfois d'un simple certificat d'hérédité, délivré gratuitement par la mairie du domicile du défunt (mais toutes les mairies n'acceptent pas d'en fournir) et par le notaire, bien entendu. Lorsque le défunt était de nationalité française, qu'il n'a pas fait de contrat de mariage, ni de donation, ni de testament, et qu'il n'y a pas de biens immobiliers dans la succession, le certificat peut parfois être établi gratuitement par le Tribunal d'instance du domicile du défunt.

L'inventaire de la succession

Le but de l'inventaire et de décrire, et éventuellement d’estimer, la consistance de la succession (actif et passif) et, le cas échéant, de la communauté dissoute. Il  énumère, en évaluant, tous les biens immobiliers faisant partie de la succession : le mobilier, les valeurs mobilières (actions, obligations, SICAV...), les bijoux, le cas échéant, les fonds de commerce avec leurs marchandises et matériels. Les immeubles sont seulement énumérés. L’inventaire est établi par le notaire (art.734-1 du code général des impôts, CGI, et 943 de l’ancien code de procédure civile) assisté en principe, d’un commissaire-priseur chargé d'évaluer les objets mobiliers, un inventaire du mobilier est généralement établi pour des raisons fiscales. En effet, en son absence, le FISC présume que le mobilier du défunt à une valeur égale à 5 % de l'ensemble de l'actif brut successoral. Cela peut représenter une somme importante, très supérieure à la valeur réelle du mobilier. Lorsqu'il y a des droits de succession à payer au trésor, les héritiers ont donc, le plus souvent, intérêt à faire effectuer un inventaire du mobilier. Il y a des cas où cette formalité est obligatoire. Il en est ainsi, notamment lorsqu'un héritier accepte la succession sous bénéfice d'inventaire. Il en est de même lorsque le conjoint survivant reçoit une libéralité en usufruit, généralement par le biais d'une donation entre époux. Dans ce cas l'inventaire ne concerne que les biens sur lesquels porte l'usufruit. En pratique, cependant, les enfants, nu-propriétaires, dispensent généralement l'époux survivant de faire effectuer l'inventaire. Un inventaire doit également être établi lorsqu'une succession échoit à un mineur (art. 389-7 du code civil) et lorsque le conjoint survivant souhaite conserver la jouissance légale des biens de ces enfants mineurs (art. 386 du code civil).

La déclaration de succession

La déclaration de succession n'est pas un acte notarié. Elle est établie sur des imprimés spéciaux fournis gratuitement par les recettes des impôts. Elle est souscrite en double exemplaires lorsque l'actif brut, imposable ou non, est supérieur à 15 244.90 Euros (100.000 francs). Son but est strictement fiscal: elle sert à déterminer le montant des droits de succession à payer et, pour ce faire, elle énumère tout l’actif et tout le passif qui existaient au jour même du décès.

Une formalité obligatoire

Sauf si le défunt ne laisse aucun bien, le dépôt d'une déclaration de succession est obligatoire. Il en est ainsi, quelque soit le montant de l'actif successoral et même si aucun        droit de succession n'est dû, en raison, par exemple, de l'application des abattements, ou parce que les dettes sont plus importantes que l'actif. Pour les successions en ligne    directe et entre époux, cependant, le fisc n'exige pas le dépôt d'une déclaration lorsque l'actif brut de succession ne dépasse pas 1524.49 Euros (10.000 francs).

Lorsque le défunt était domicilié en France, la déclaration de succession doit être déposée à la recette des impôts de son domicile dans les 6 mois du décès (art. 656 du CGI).        Si la succession comprend des biens immobiliers situés hors du ressort de la recette du domicile du défunt Ceux-ci doivent être détaillés et estimés sur des imprimés distincts         pour chaque recette de la situation des biens (art. 800 du CGI).

Qui rédige la déclaration?

En pratique, la déclaration est généralement rédigée par le notaire, car il est indispensable de bien connaître la fiscalité des successions. En effet, il faut  énumérer et estimer tous les biens du défunt, mais aussi, le cas échéant, liquider la communauté conjugale en distinguant les biens de communauté et les biens propres du défunt et en faisant ressortir les reprises et récompenses (les sommes qui peuvent être dues par les époux la communauté ou le contraire). Lorsque que la succession comprend un bien immobilier, il est important de l’évaluer correctement pour éviter une plus-value en cas de vente. Il faut également calculer les droits de succession éventuels.

Le partage de la succession

Le partage de la succession substitue aux droits indivis des héritiers sur tous les biens de la succession un droit privatif sur un ou plusieurs bien déterminés. Si tous les héritiers sont d'accord, le partage peut être établi à l'amiable. Lorsque le partage ne concerne que des biens meubles, le partage peut-être fait sous seing privé. En revanche, lorsqu'il concerne des biens immobiliers, il doit être publié au bureau des hypothèques et doit donc être notarié.

Le partage d'une succession est généralement  un acte complexe.

Au point de vue fiscal, le partage  donne lieu au paiement d'un droit d'enregistrement de 1% de l'actif net partagé (le passif est déduit). Si l'acte est publié au bureau des hypothèques, le salaire du conservateur des hypothèques s'élève à 0,10 % de la valeur des immeubles partagés.

L'ouverture du testament

Le notaire, lorsqu'il est informé du décès, est tenu d'aviser les légataires des dispositions contenues en leur faveur dans les testaments dont il est dépositaire. Il se chargera des formalités d'envoi en possession de délivrance de legs au profit des légataires.

Que faire du testament?

Lorsque le testament est déposé chez le notaire, celui-ci doit avertir les héritiers et légataires de son existence et de son contenu. Il peut les convoquer pour procéder à la lecture du testament ou leur en adresser directement une copie. Rappelons que le notaire chargé de la succession peut savoir si le testament a été déposé chez un de ses confrères en interrogeant le Fichier central des dispositions de dernières volontés. Si le testament a été conservé par le défunt, confié à une personne de confiance, il doit obligatoirement être remis à un notaire par celui qui le découvre ou qui le détient (art.1007du code civil).

Les formalités au décès

Si le testament est olographe, le notaire va dresser un procès-verbal d'ouverture et de description du testament. À cette occasion, il a droit à des émoluments proportionnels " d'ouverture du testament ". Ces émoluments varient selon le degré de parenté existant entre le défunt et le légataire. Ils sont calculés sur l'actif net recueilli par chaque bénéficiaire en vertu du testament. Une copie du testament sera déposée au greffe du Tribunal de grande instance.

Lorsqu’un légataire universel est désigné par un testament olographe et si le défunt ne laisse aucun héritier réservataire (parents enfants), le légataire universel doit se soumettre à une procédure de contrôle judiciaire de la régularité formelle du testament. L’envoi en possession ce qui implique le recours à un avocat et donc authentique, les émoluments proportionnels dus au notaire pour l'ouverture du testament sont le double de ceux du testament olographe.

L'acte de délivrance de Legs

En présence d’héritiers réservataires, le légataire universel doit, s'il n'est pas lui-même héritiers, demander aux premiers la " délivrance " de son legs. De même, sauf s‘il est lui-même héritier, le légataire à titre universel doit demander la délivrance de son legs aux héritiers réservataires, ou, à défaut, au légataire universel ou encore, en l'absence de celui-ci, aux héritiers selon la loi. Le légataire particulier doit également demander la délivrance de son legs aux mêmes personnes que le légataire à titre universel, sauf lorsqu'il est en même temps héritiers.

Il n'y a aucune formalité particulière pour constater la délivrance du legs. En principe, un acte notarié est établi mais ce n'est obligatoire que lorsque le legs porte sur plusieurs biens immobiliers.